Temsilci Yönetmeliği

Üst Kategori: ROOT Kategori: Yönetmelikler

 

PARDUS TOPLULUK

TEMSİLCİ ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

V.1

 

 

İÇİNDEKİLER

 

BÖLÜM I

GENEL HÜKÜMLER

Amaç Madde1
Kapsam Madde2
Tanımlar Madde3

 

 

BÖLÜM II

BİRİMLERİN YETKİ VE SORUMLULUKLARI

Sorumlu Birimler Madde 4
Temsilciler Takımı Yetki ve Sorumlulukları Madde 5
Gönüllü Temsilcileri Yetki ve Sorumlulukları Madde 6

 

 

 

 

BÖLÜM III

GÖNÜLLÜLERİN UYMASI GEREKEN DAVRANIŞ,

KURAL VE SORUMLULUKLAR

Genel Kurallar Madde 7
Davranış, Kural ve Sorumluluklar Madde 8

 

BÖLÜM IV

TEMSİLCİ YÖNETİMİ

 

Başvuru ve İşlemler Madde 9
Temsilci Olma Koşulları Madde 10
Temsilcilerin Bilgilendirilme Süreci Madde 11
Temsilcilerin Ödül Uygulamaları Madde 12
Temsilcilerin Disiplin Uygulamaları Madde 13
Temsilcilerin Faaliyetlerini Değerlendirme Madde 14

 

 

BÖLÜM V

DİĞER HÜKÜMLER

 

Yürütme ve Yürürlük Madde 15

 

I.BÖLÜM

GENEL HÜKÜMLER

AMAÇ

Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı; Pardus Topluluk da temsilci olarak çalışan ve çalışacakların bağlı

olduğu birimler ile bu birimlerin yetki ve sorumlulukları, temsilci olarak çalışanların uyması gereken

kurallar ve davranışları, başvuru koşulları, seçimi ve eğitimleri, çalışma alanları, ödül ve disiplin

hükümleri ile bu amaçla yapılacak harcamalara ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

 

KAPSAM

Madde 2- Bu Yönetmelik, Pardus Topluluk ile takımlara bağlı çalışacak olan

temsilci adaylarını ve halen temsilci olarak çalışanları kapsar.

 

TANIMLAR

Madde 3- Temsilcilik kavramına ilişkin tanımlar.

3.1- Pardus Topluluk Temsilcisi

Bilgi, beceri ve yeteneğini, imkan ve zamanını ortaya koyarak çalışma alanı konusunda maddi kazanç beklemeyen ve herhangi bir çıkar sağlama amacı olmayan, kendi özgür iradesi ile Pardus Topluluğun misyonu çerçevesinde, düzenli olarak ve/veya belirli zaman diliminde topluluk yararına gönüllü faaliyetlere katılan kişilerdir.

3.2- Pardus Topluluk

Pardus topluluğu oluşturan unsurlar

3.3- Takımlar

Pardus topluluk bünyesinde faaliyet gösteren takımlar

3.4- Temsilciler

Pardus topluluğun temsilcileri

3.5- Gönüllü Temsilcisi

Pardus topluluk temsilciler takımı içinde görevlendirilen gönüllüler temsilcileri

3.6- Gönüllüler

Pardus topluluk temsilcilerine bağlı olarak çalışacak gönüllüler

 

II. BÖLÜM

BİRİMLERİN YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 

SORUMLU BİRİMLER

Madde 4- Temsilcilerin seçimi ve çalışmalarından, topluluk yönetiminde temsilciler takımının bağlı olduğu topluluk yöneticisi, temsilcilikler takımında ise, Temsilciler Takım lideri sorumludur.

TEMSİLCİLER TAKIMININ YETKİ VE SORUMLULUKLARI

Madde 5- Temsilciler Takımının Yetki ve Sorumlulukları:

5.1- Pardus topluluğun temsilciler sistemi politikasını, stratejisini ve standartlarını topluluk yönetimi ile işbirliği yaparak belirlemek.

5.2- Topluluk yönetiminin görüşleri doğrultusunda temsilcilik faaliyetleri ile ilgili kuralları, genelgeleri ve talimatları hazırlamak, geliştirmek ve uygulanmasını sağlamak.

5.3- Temsilcilerin kayıtlarının güvenli bir veri tabanında yer almasını sağlamak.

5.4- Temsilcilerin yaptıkları çalışmalar hakkında düzenlenen raporları temsilciler takımının bağlı bulunduğu topluluk yönetim sorumlusuna bildirmek. Varsa aksayan yönleri ile eksikleri belirleyerek düzeltilmesine yönelik önerilerde bulunmak.

5.5- Temsilcilik faaliyetlerinde kullanılacak ‘Temsilci Kimlik Kartı’ vb.belgeleri hazırlamak ve bunların standart olarak kullanımını sağlamak.

5.6- Temsilcilik Sisteminin uygulanabilirliğini ve sürekliliğini sağlamak.

5.7- Temsilcilere verilecek eğitimlerin içeriğini, eğitim takımının ve topluluk yönetiminin görüşünü alarak hazırlamak, eğitim görevlisini belirlemek ve bu eğitimlerin merkezi veya yerel düzeyde yapılmasını sağlamak.

 

TEMSİLCİLER TAKIM LİDERİNİN YETKİ VE SORUMLULUKLARI

Madde 6- Temsilci takım liderinin yetki ve sorumlulukları:

6.1- Yönetmelik ile belirlenen kurallar çerçevesinde, temsilcilerin kazanımına, görevlendirilmesine,yönetimine, topluluk içinde kalmalarının sağlanmasına ve değerlendirilmesine yönelik çalışmalarını topluluk yönetimi ile işbirliği içerisinde gerçekleştirmek.

6.2- Temsilcilerden faydalanılacak alanlarla ilgili durum analizi yapmak, temsilci hizmet programlarını belirlemek ve temsilcilerin uyum içinde çalışmasını sağlamak.

6.3- Topluluk yönetiminin belirleyeceği standart form ve belgeler çerçevesinde temsilciler

ile ilgili kayıtları tutmak ve bu kayıtları 6 aylık periyotlar halinde topluluk yönetimi ile paylaşmak.

6.4- Temsilci Kimlik Kartlarının hazırlanması için temsilciler takımına ilgili liste ve belgeleri

iletmek, topluluk yönetimini bilgilendirmek.

6.5- Temsilcilerin topluluk ile ilgili bilgi ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili birimlerle irtibata geçerek gerekli bilgilendirmelerin yapılmasını sağlamak.

6.6- Bir sonraki seneye ait temsilcilik faaliyet, proje ve bütçelerini en geç her yılın ekim ayı sonuna

kadar topluluk yönetimine iletmek.

 

III.BÖLÜM

TEMSİLCİ ÇALIŞMALARINDA UYGULANACAK GENEL KURALLAR

Madde 7- Temsilci Çalışmalarında Uygulanacak Genel Kurallar:

7.1- Temsilcilerin, topluluk adına faaliyet gösterdikleri göz önüne alınarak çalışmalarında mümkün olan en iyi koşullar sağlanmalıdır.

7.2- Topluluk da temsilci olarak faaliyetlerde yer alacaklar, temsilciler takım lideri aracılığı ile önceden belirlenmiş sorumluluk alanlarına yönlendirilir.

7.3- Temsilcilerin görevlendirilmeleri, sorumlulukları ve göreve çağrılmaları temsilciler takım lideri tarafından yapılır.

7.4- Temsilciler, topluluk adına hiçbir evraka imza atamazlar, mali sorumluluk alamazlar, basına ve

kurumlara bağlayıcı açıklamalarda bulunamazlar.

7.5- Temsilcilerin çalışma saatleri, temsilcilerin isteği, çalışma ortamı ve yapılacak işin özelliği de dikkate alınarak, topluluk yönetiminin onayı alınarak temsilciler takım lideri tarafından belirlenir.

 

TEMSİLCİLERİN UYMASI GEREKEN DAVRANIŞ, KURAL VE SORUMLULUKLAR

Madde 8- Temsilcilerin Uyması Gereken Davranış, Kural ve Sorumluluklar:

8.1- Topluluğun misyonu ve vizyonu doğrultusunda çalışmalara destek vereceğini kabul etmek.

8.2- Topluluk standartları ve uygulamalarına aykırı taleplerinin değerlendirilmeyeceğini kabul etmek ve bu konuda anlayış göstermek.

8.3- Kişilerle ilişkilerinde din, dil, ırk, mezhep, sosyal farklılıklar ve cinsiyet ayırımı gözetmemek ve tüm bireylere eşit mesafede olmak.

8.4- Temsilciler toplantılarına katılmak.

8.5- Çalışmalarında temsilcilik kurullarını esas almak ve uygulamak.

8.6- Topluluk ilke ve amaçlarını benimsemek ve tatbik etmek.

8.7- Temsilciler takım lideri ile haftada en az bir kez iletişime geçmek , yapılan etkinlikler ve/veya yürütülen projelere destek vermek, üstlendiği görevlerde süreklilik göstermek.

8.8- İnternet üzerinden veya yerel yapılan toplantılara, organizasyonlara ve temsilci seminerlerine katılmak, katılamayacağı durumlarda temsilciler takım liderine bilgi vermek.

8.9- Temsilciler arasında sağlıklı ve etkin iletişim kurulabilmesi için, topluluk kayıtlarındaki bilgilerinin güncel kalmasını sağlamak.

8.10- Topluluk bünyesindeki faaliyetler ile ilgili bilgilerin ve çeşitli duyuruların e-posta ile veya kısa mesaj (SMS) olarak tarafına ulaştırılmasını kabul etmek.

8.11- Yöresel farklılıkları gözeterek, doğru ve iyi bir model olmak.

8.12- Topluluk çalışanları ve diğer temsilcileri ile uyum içinde bulunmak ve ekip çalışmalarına destek vermek.

8.13- Temsilcilik görevlerinin uygulanmasında karşılaşılan her türlü sorun ve sıkıntıda, temsilciler takım lideri ile irtibata geçmek ve çözüm bulmak için ortak hareket etmek.

8.14- Topluluk bünyesinde herhangi bir siyasi görüş ve kurum adına etkinlikte bulunmamak ve katılmamak.

8.15- Kişisel sorunları topluluğa taşımamak.

8.16- Katılmaya ve destek vermeye taahhüt ettiği faaliyetlerde kendisinden kaynaklanan aksamaların yaşanmasına sebep olmamak.

8.17- Topluluk kurallarına ve yetkili personelin yönlendirmelerine uygun davranmak.

8.18- Yetkili ve bilgili olmadığı konularda topluluğu zor durumda bırakacak bilgi ve belge paylaşımında bulunmamak ve sorumluluğu haricinde topluluğu taahhüt altında bırakacak paylaşımlarda bulunmamak.

8.19- Topluluk içinde elde edilen bilgileri ve belgeleri hiçbir koşulda amaç dışında kullanmamak, kopyalamamak ve saklamamak, üçüncü kişilere ve kamuya vermemek ve paylaşmamak.

8.20- Topluluk tarafından temsilciliğin sona erdirilmesi durumunda kimlik kartı ve hizmette kullanılmak üzere verilen tüm malzemeleri iade etmek.

 

IV TEMSİLCİ YÖNETİMİ

TEMSİLCİLERİN SEÇİMİ, DEĞERLENDİRME VE GÖREVLENDİRMELERİ

Madde 9- Seçim ve İşlemler

9.1- Temsilcilerin seçimi temsilci adayları içinden uygun özelliklerde olan içinden temsilciler takım lideri tarafından yapılır.

9.2- Temsilciler takım lideri tarafından seçilen uygun adayların listesi topluluk yönetimine sunulur.

9.3- Topluluk yönetimi tarafından sunulan temsilci aday listesi oylanarak kabul/uygun değil kararları alınır ve sonuç temsilciler takımına bildirilir.

9.4- Topluluk yönetimin bildirdiği temsilci seçimi kararına göre temsilciler takım lideri işlemler başlatılır.

 

PARDUS TOPLULUK TEMSİLCİ OLMA KOŞULLARI

Madde 10- Temsilci Olma Koşulları

10.1- Türkiye Cumhuriyeti aleyhinde faaliyette bulunanlar ve yüz kızartıcı bir suçtan ceza almamak

10.2- Temsilci adayı olma hakkına sahip olmak

10.3- Topluluğun amaç, vizyon ve misyonunu benimsemek,

10.4- Topluluğun amaç, vizyon ve misyonuna uygun olarak belirlediği etkinlik ve fonksiyonlara somut katkıda bulunabilecek eğitim, meslek ve kişisel özelliklere sahip olmak

10.5- Temsilci yönetmeliğinde yer alan disiplin uygulamalarını kabul etmek

 

TEMSİLCİLERİN BİLGİLENDİRİLME SÜRECİ

Madde 11- Temsilcilerin Bilgilendirilme Süreci

11.1- Temsilcilik Hakkında Bilgilendirme: Bilgilendirmenin içeriğinde yeni temsilci olacaklar için temsilcilik kavramının ve Pardus Topluluk'da temsilci olmak için gerekli kıstasların ve temsilcilerden beklenen davranışsal yetkinliklerin paylaşılmasını amaçlayan video telekonferans üzerinden bir saatlik toplantı yapılır.

11.2- Pardus Topluluk Çalışmaları Bilgilendirme : Topluluğun amaçları, hedefleri, projeleri ve temel kuralların aktarıldığı bir saatlik toplantı yapılır.

TEMSİLCİ ÖDÜL UYGULAMALARI

Madde 12-Temsilci Ödül Uygulamaları

12.1- Temsilcilerin ödüllendirilmesi aşağıda yer alan çizelgedeki ödül maddelerinde yer alan hususların uygulanması ile yapılır.

12.2- Değerlendirmeler temsilciler takım lideri tarafından aşağıdaki ödül maddelerine göre aylık olarak yapılır.

12.3- Temsilciler takım lideri temsilcilerin değerlendirmelerini topluluk yönetiminde bağlı olduğu yöneticiye bildirir.

12.4. Topluluk yönetiminde yapılan değerlendirme sonucunda, temsilcilerin aldıkları başarı puanlarına göre 14.5 maddesinde yazılan ödüller ile ödüllendirir.

12.5. Ödül puanı 250 olan temsilciye Pardus Topluluk Logolu tişört veya kupa bardak, ödül puanı 500 olan gönüllü ise Pardus Topluluk Takımları üye adayı olma hakkı elde etmiş olacaktır.

12.6- Ödüller topluluk yönetiminin onayından sonra gönderilir, gönderi ücretleri temsilci alıcı tarafından ödenir.

 

S.NO

ÖDÜL MADDELERİ

ÖDÜL PUANI

1

İnternet üzerinden veya yerel yapılan toplantılara, organizasyonlara ve gönüllü seminerlerine katılmak

+10

2

Faaliyetlerde ve Kişilerle ilişkilerinde din, dil, ırk, mezhep, sosyal farklılıklar ve cinsiyet ayırımı gözetmemek ve tüm bireylere eşit mesafede olmak

+10

3

Temsilciler takım lideri ile haftada en az bir kez iletişime geçmek , yapılan etkinlikler ve/veya yürütülen projelere destek vermek, üstlendiği görevlerde süreklilik göstermek

+10

4

Temsilci çalışma saatlerine uymak

+10

5

Topluluk kayıtlarındaki bilgilerinin güncel kalmasını sağlamak

+5

6

Topluluk çalışanları ve diğer temsilciler ile uyum içinde bulunmak ve ekip çalışmalarına destek vermek

+5

7

Topluluk kurallarına ve yetkili personelin yönlendirmelerine uygun davranmak

+5

8

Topluluk ve faaliyetleri tanıtım amaçlı makale yazmak

+20

9

Belgeler ve Wiki kısmına yararlı teknik bilgiler eklemek

+20

10

Forumda açılan konulara çözüm amaçlı cevap yazmak ve çözüm üretmek

+20

 

Tablo-1 (Ödül Puanlaması 0 (sıfır) puan üzerine eklenerek yapılacaktır.)

 

 

TEMSİLCİ DİSİPLİN UYGULAMALARI

Madde 13-Temsilci Disiplin Uygulamaları

13.1- Temsilcilerin disiplin uygulamaları aşağıda yer alan çizelgedeki disiplin maddelerinde yer alan hususların uygulanması ile yapılır.

13.2- Değerlendirmeler temsilciler takım lideri tarafından aşağıdaki disiplin maddelerine göre haftalık olarak yapılır.

13.3- Temsilciler takım lideri değerlendirmeleri topluluk yönetiminde bağlı olduğu yöneticiye bildirir.

13.4. Topluluk yönetiminde yapılan değerlendirme sonucunda, temsilcilerin aldıkları disiplin puanlarının 0 (sıfır) olması durumunda temsilcilikten çıkarılacaktır.

13.5- Topluluk yönetimi, temsilcileri, tablo-2 de yer alan 12,13,14 maddelerin uygulanmasında temsilcilikten çıkarma hakkına sahiptir ve kendisine en geç 24 saat içinde (Telefon, e-posta, anlık iletişim uygulamaları aracılığı ile) bildirilir.

13.6- Temsilciliği iptal edilen kişilerden, verilen Temsilci Kimlik Kartı ve varsa diğer belge vb.evraklar tutanak ile teslim alınır.

 

S.NO

DİSİPLİN MADDELERİ

DİSİPLİN PUANI

1

İnternet üzerinden veya yerel yapılan toplantılara, organizasyonlara ve gönüllü seminerlerine katılmamak, katılmayacağı durumlarda temsilci takım liderine bilgi vermemek

-15

2

Faaliyetlerde ve Kişilerle ilişkilerinde din, dil, ırk, mezhep, sosyal farklılıklar ve cinsiyet ayırımı gözetmek ve tüm bireylere eşit mesafede olmamak

-20

3

Topluluk bünyesinde herhangi bir siyasi görüşü öne çıkarmak, yaymaya çalışmak ve bu kapsamda faaliyette bulunmak ve katılmak

-20

4

Temsilci takım lideri ile haftada en az bir kez iletişime geçmemek , yapılan etkinlikler ve/veya yürütülen projelere destek vermemek, üstlendiği görevlerde süreklilik göstermemek

-10

5

Temsilci çalışma saatlerine uymamak

-5

6

Topluluk ilke ve amaçlarına uymamak

-5

7

Topluluk kayıtlarındaki bilgilerinin güncel kalmasını sağlamamak

-5

8

Topluluk çalışanları ve diğer temsilciler ile uyum içinde bulunmamak ve ekip çalışmalarına destek vermemek

-5

9

Kişisel sorunları topluluğa taşımak

-5

10

Katılmaya ve destek vermeye taahhüt ettiği faaliyetlerde kendisinden kaynaklanan aksamaların yaşanmasına sebep olmak

-10

11

Topluluk kurallarına ve yetkili personelin yönlendirmelerine uygun davranmamak

-5

12

Yetkili ve bilgili olmadığı konularda topluluğu zor durumda bırakacak bilgi ve belge paylaşımında bulunmak ve sorumluluğu haricinde topluluğu taahhüt altında bırakacak paylaşımlarda bulunmak

-20 veya direk ihraç

13

Topluluk içinde elde edilen bilgileri ve belgeleri amaç dışında kullanmak, kopyalamak ve saklamak, üçüncü kişilere ve kamuya vermek ve paylaşmak

-20 veya direk ihraç

14

Topluluk adına yetkisiz olarak imza atmak, mali sorumluluk altına girmek, basına ve kurumlara topluluğu bağlayıcı açıklamalarda bulunmak.

-20 veya direk ihraç

 

Tablo-2 (Disiplin puanlaması +100 puan üzerinden düşülerek yapılacaktır.)

 

TEMSİLCİ FAALİYETLERİNİ DEĞERLENDİRME

Madde 14- Temsilci Faaliyetlerini Değerlendirme

14.1- Temsilci faaliyetleri; yıllık faaliyet programları doğrultusunda her yıl Aralık ayı sonunda değerlendirilir. Söz konusu değerlendirme, programı yöneten temsilci takım lideri tarafından www.pardustopluluk.org üzerinde bulunan ‘Temsilci Değerlendirme Formu’ aracılığı ile yapılır.

14.2- Her türlü ödül ve takdir belgesi ile temsilcileri onurlandırmak üzere organize edilecek her toplantı ve tören topluluk yönetimi ile koordineli yapılır. Temsilciler topluluk faaliyetleri sırasında 3.şahıslardan hediye alamaz veya herhangi bir karşılık kabul edemezler. Temsilcilere sunulacak ödüllerin içeriği her yıl topluluk yönetimi tarafından belirlenir.

 

V.BÖLÜM

DİĞER HÜKÜMLER

Madde 15- Yürütme ve Yürürlük

15.1- Değişiklik ; Yönetmelikte yapılması gereken değişiklik olduğu takdirde, değişiklikle ilgili görüş ve düşüncelerini temsilci takımı ile paylaşır. Temsilciler takım lideri topluluk yönetiminde bağlı olduğu kişiye iletir ve topluluk yönetimine ilgili kişi değişiklik talebini sunar.

15.2 Yürütme ; Bu yönetmelik hükümlerini Pardus topluluk yönetimi yürütür.

15.3- Yürürlük; Bu yönetmelik topluluk yönetiminin onay tarihinden itibaren yürürlüğe girer.