Gönüllü Yönetmeliği

Üst Kategori: ROOT Kategori: Yönetmelikler

 

PARDUS TOPLULUK

GÖNÜLLÜ ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

V.1

 

 

İÇİNDEKİLER

 

BÖLÜM I

 

GENEL HÜKÜMLER

Amaç Madde1
Kapsam Madde2
Tanımlar Madde3

 

 

BÖLÜM II

 

BİRİMLERİN YETKİ VE SORUMLULUKLARI

Sorumlu Birimler Madde 4
Temsilciler Takımı Yetki ve Sorumlulukları Madde 5
Gönüllü Temsilcileri Yetki ve Sorumlulukları Madde 6

 

 

 

 

BÖLÜM III

 

GÖNÜLLÜLERİN UYMASI GEREKEN DAVRANIŞ,

KURAL VE SORUMLULUKLAR

Genel Kurallar Madde 7
Davranış, Kural ve Sorumluluklar Madde 8

 

BÖLÜM IV

 

GÖNÜLLÜ YÖNETİMİ

 

Başvuru ve İşlemler Madde 9
Gönüllü Olma Koşulları Madde 10
Gönüllülerin Hizmet Verebilecekleri Alanlar Madde 11
Adayların Değerlendirilme Süreci Madde 12
Gönüllülerin Bilgilendirilme Süreci Madde 13
Gönüllü Ödül Uygulamaları Madde 14
Gönüllü Disiplin Uygulamaları Madde 15
Gönüllü Faaliyetlerini Değerlendirme Madde 16

 

 

BÖLÜM V

 

DİĞER HÜKÜMLER

 

Yürütme ve Yürürlük Madde 17

 

 

I.BÖLÜM

 

GENEL HÜKÜMLER

AMAÇ

 

Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı; Pardus Topluluk da gönüllü olarak çalışan ve çalışacakların bağlı olduğu birimler ile bu birimlerin yetki ve sorumlulukları, gönüllü olarak çalışanların uyması gereken kurallar ve davranışları, başvuru koşulları, seçimi ve eğitimleri, çalışma alanları, ödül ve disiplin hükümleri ile bu amaçla yapılacak harcamalara ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

 

KAPSAM

Madde 2- Bu Yönetmelik, Pardus Topluluk temsilcilerine bağlı çalışacak olan gönüllü adaylarını ve halen gönüllü olarak çalışanları kapsar.

 

TANIMLAR

Madde 3- Gönüllülük kavramına ilişkin tanımlar.

 

3.1- Pardus Topluluk Gönüllüsü

Bilgi, beceri ve yeteneğini, imkan ve zamanını ortaya koyarak çalışma alanı konusunda maddi kazanç beklemeyen ve herhangi bir çıkar sağlama amacı olmayan, kendi özgür iradesi ile Pardus Topluluğun misyonu çerçevesinde, düzenli olarak ve/veya belirli zaman diliminde topluluk yararına gönüllü faaliyetlere katılan kişilerdir.

 

3.2- Pardus Topluluk

Pardus topluluğu oluşturan unsurlar

 

3.3- Takımlar

Pardus topluluk bünyesinde faaliyet gösteren takımlar

 

3.4- Temsilciler

Pardus topluluğun temsilcileri

 

3.5- Gönüllü Temsilcisi

Pardus topluluk temsilciler takımı içinde görevlendirilen gönüllüler temsilcileri

 

3.6- Gönüllüler

Pardus topluluk temsilcilerine bağlı olarak çalışacak gönüllüler

 

II. BÖLÜM

 

BİRİMLERİN YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 

SORUMLU BİRİMLER

Madde 4- Gönüllülerin seçimi ve çalışmalarından, topluluk yönetiminde temsilciler takımının bağlı olduğu topluluk yöneticisi, temsilcilikler takımında ise, gönüllü temsilcileri sorumludur.

 

TEMSİLCİLER TAKIMININ YETKİ VE SORUMLULUKLARI

Madde 5- Temsilciler Takımının Yetki ve Sorumlulukları:

5.1- Pardus topluluğun gönüllülük sistemi politikasını, stratejisini ve standartlarını temsilciler ile işbirliği yaparak belirlemek.

5.2- Topluluk yönetimi ve temsilcilerin görüşleri doğrultusunda gönüllülük faaliyetleri ile ilgili kuralları, genelgeleri ve talimatları hazırlamak, geliştirmek ve uygulanmasını sağlamak.

5.3- Gönüllülerinin kayıtlarının güvenli bir veri tabanında yer almasını sağlamak.

5.4- Gönüllülerin yaptıkları çalışmalar hakkında düzenlenen raporları temsilciler takımının bağlı bulunduğu topluluk yönetim sorumlusu ile birlikte incelemek ve değerlendirmek. Varsa aksayan yönleri ile eksikleri belirleyerek düzeltilmesine yönelik önerilerde bulunmak.

5.5- Gönüllülük faaliyetlerinde kullanılacak ‘Gönüllü Başvuru Formu’, ‘Gönüllü Kimlik Kartı’ vb.belgeleri hazırlamak ve bunların standart olarak kullanımını sağlamak.

5.6- Gönüllülük Sisteminin uygulanabilirliğini ve sürekliliğini sağlamak.

5.7- Gönüllülere verilecek eğitimlerin içeriğini, eğitim takımının ve topluluk yönetiminin görüşünü alarak hazırlamak, eğitim görevlisini belirlemek ve bu eğitimlerin merkezi veya yerel düzeyde yapılmasını sağlamak.

 

GÖNÜLLÜ TEMSİLCİLERİNİN YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 

Madde 6- Gönüllü temsilcilerinin yetki ve sorumlulukları:

6.1- Yönetmelik ile belirlenen kurallar çerçevesinde, gönüllülerin kazanımına, görevlendirilmesine,

yönetimine, topluluk içinde kalmalarının sağlanmasına ve değerlendirilmesine yönelik çalışmalarını temsilciler takım lideri ile işbirliği içerisinde gerçekleştirmek.

6.2- Gönüllülerden faydalanılacak alanlarla ilgili durum analizi yapmak, gönüllü hizmet programlarını belirlemek ve gönüllü profilinin belirlenmesi ve seçimini gerçekleştirmek.

6.3- Topluluk yönetiminin belirleyeceği standart form ve belgeler çerçevesinde gönüllüler ile ilgili kayıtları tutmak ve bu kayıtları 6 aylık periyotlar halinde temsilciler takımı ile paylaşmak.

6.4- Gönüllü Kimlik Kartlarının hazırlanması için temsilciler takımına ilgili liste ve belgeleri iletmek.

6.5- Gönüllülerin topluluk ile ilgili bilgi ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili birimlerle irtibata geçerek gerekli bilgilendirmelerin yapılmasını sağlamak.

6.6- Bir sonraki seneye ait gönüllülük faaliyet, proje ve bütçelerini en geç her yılın ekim ayı sonuna kadar temsilciler takımına iletmek.

 

III.BÖLÜM

 

GÖNÜLLÜ ÇALIŞMALARINDA UYGULANACAK GENEL KURALLAR

 

Madde 7- Gönüllü Çalışmalarında Uygulanacak Genel Kurallar

7.1- Gönüllülerin, topluluk adına faaliyet gösterdikleri göz önüne alınarak çalışmalarında mümkün olan en iyi koşullar sağlanmalıdır.

7.2- Topluluk da gönüllü olarak faaliyetlerde yer almak isteyenler temsilciler aracılığı ile önceden belirlenmiş çalışma konularına ve/veya meslekleri doğrultusunda faydalı olabilecekleri bir alana yönlendirilir. Ancak çalışma alanı konusundaki tercih öncelikle gönüllüye aittir.

7.3- Gönüllülerin görevlendirilmeleri, sorumlulukları ve göreve çağrılmaları temsilciler takımı içinde önceden belirlenmiş Gönüllü temsilcileri tarafından yapılır.

7.4- Gönüllüler, topluluk adına hiçbir evraka imza atamazlar, mali sorumluluk alamazlar, basına ve kurumlara bağlayıcı açıklamalarda bulunamazlar.

7.5- Gönüllülerin çalışma saatleri, gönüllülerin isteği, çalışma ortamı ve yapılacak işin özelliği de dikkate alınarak, topluluk yönetiminin onayı alınarak temsilciler takım lideri tarafından belirlenir.

 

GÖNÜLLÜLERİN UYMASI GEREKEN DAVRANIŞ, KURAL VE SORUMLULUKLAR

 

Madde 8- Gönüllülerin Uyması Gereken Davranış, Kural ve Sorumluluklar

8.1- Topluluğun misyonu ve vizyonu doğrultusunda çalışmalara destek vereceğini kabul etmek.

8.2- Topluluk standartları ve uygulamalarına aykırı taleplerinin değerlendirilmeyeceğini kabul etmek ve bu konuda anlayış göstermek.

8.3- Kişilerle ilişkilerinde din, dil, ırk, mezhep, sosyal farklılıklar ve cinsiyet ayırımı gözetmemek ve tüm bireylere eşit mesafede olmak.

8.4- Gönüllük toplantılarına katılmak.

8.5- Çalışmalarında gönüllülük kurullarını esas almak ve uygulamak.

8.6- Topluluk ilke ve amaçlarını benimsemek ve tatbik etmek.

8.7- Gönüllü temsilcileri ile haftada en az bir kez iletişime geçmek , yapılan etkinlikler ve/veya yürütülen projelere destek vermek, üstlendiği görevlerde süreklilik göstermek.

8.8- İnternet üzerinden veya yerel yapılan toplantılara, organizasyonlara ve gönüllü seminerlerine katılmak, katılamayacağı durumlarda Gönüllü temsilcisine bilgi vermek.

8.9- Gönüllüler arasında sağlıklı ve etkin iletişim kurulabilmesi için, topluluk kayıtlarındaki bilgilerinin güncel kalmasını sağlamak.

8.10- Topluluk bünyesindeki faaliyetler ile ilgili bilgilerin ve çeşitli duyuruların e-posta ile veya kısa mesaj (SMS) olarak tarafına ulaştırılmasını kabul etmek.

8.11- Yöresel farklılıkları gözeterek, doğru ve iyi bir model olmak.

8.12- Topluluk çalışanları ve diğer gönüllüler ile uyum içinde bulunmak ve ekip çalışmalarına destek vermek.

8.13- Gönüllülük görevlerinin uygulanmasında karşılaşılan her türlü sorun ve sıkıntıda, gönüllü temsilcileri ile irtibata geçmek ve çözüm bulmak için ortak hareket etmek.

8.14- Topluluk bünyesinde herhangi bir siyasi görüş ve kurum adına etkinlikte bulunmamak ve katılmamak.

8.15- Kişisel sorunları topluluğa taşımamak.

8.16- Katılmaya ve destek vermeye taahhüt ettiği faaliyetlerde kendisinden kaynaklanan aksamaların yaşanmasına sebep olmamak.

8.17- Topluluk kurallarına ve yetkili personelin yönlendirmelerine uygun davranmak.

8.18- Yetkili ve bilgili olmadığı konularda topluluğu zor durumda bırakacak bilgi ve belge paylaşımında bulunmamak ve sorumluluğu haricinde topluluğu taahhüt altında bırakacak paylaşımlarda bulunmamak.

8.19- Topluluk içinde elde edilen bilgileri ve belgeleri hiçbir koşulda amaç dışında kullanmamak, kopyalamamak ve saklamamak, üçüncü kişilere ve kamuya vermemek ve paylaşmamak.

8.20- Topluluk tarafından gönüllülüğün sona erdirilmesi durumunda kimlik kartı ve hizmette kullanılmak üzere verilen tüm malzemeleri iade etmek.

 

IV GÖNÜLLÜ YÖNETİMİ

GÖNÜLLÜLERİN BAŞVURU,SEÇİM VE KABUL AŞAMALARI İLE DEĞERLENDİRME VE YERLEŞTİRME

 

Madde 9- Başvuru ve İşlemler

9.1- Gönüllülerinin başvuru, seçim, kabul aşamaları ve görevlendirilmeleri temsilciler takımı tarafından topluluk yönetimi onayı alınarak yapılır.

9.2- Gönüllü adayları www.pardustopluluk.org adresinden gönüllülükle ilgili bilgilere ulaşabilir ve çalışma yerini seçerek Gönüllü Adayı Başvuru Formunu doldurarak başvurusunu yapabilir.

9.3- İnternet başvuruları, gönüllü adayların tercihleri doğrultusunda otomatik olarak bilgi sistemine aktarılır ve başvuru statüsünde görüntülenir.

9.4- Değerlendirmeler gönüllü temsilcileri tarafından yapılır her hafta temsilciler takım liderine değerlendirme sonuçlarını iletir.

 

PARDUS TOPLULUK GÖNÜLLÜSÜ OLMA KOŞULLARI

 

Madde 10- Gönüllü Olma Koşulları

10.1- Türkiye Cumhuriyeti aleyhinde faaliyette bulunanlar ve yüz kızartıcı bir suçtan ceza almamak

10.2- Topluluğun amaç, vizyon ve misyonunu benimsemek,

10.3- Topluluğun amaç, vizyon ve misyonuna uygun olarak belirlediği etkinlik ve fonksiyonlara somut katkıda bulunabilecek eğitim, meslek ve kişisel özelliklere sahip olmak

10.4- Gönüllü yönetmeliğinde yer alan disiplin uygulamalarını kabul etmek

10.5- Gönüllü olmak isteyenler www.pardustopluluk.org üzerinden ‘Gönüllü Başvuru Formunu’ doldururlar.

10.6- www.pardustopluluk.org üzerinden gönüllü başvuru formunu doldurması esnasında ‘Gönüllü Çalışma Yönetmeliği’ni okudum ve anladım olarak kabul ederler.

 

GÖNÜLLÜLERİNİN HİZMET VEREBİLECEKLERİ ALANLAR

 

Madde 11- Gönüllülerin hizmet verebilecekleri alanlar gönüllü aylarına, kendi bilgi, beceri, tecrübe ve tercihleri doğrultusunda, aşağıda yer alan 4 ana çalışma alanında aktif olarak çalışma olanağı sağlar.

11.1- Kaynak Geliştirme Gönüllüsü: Topluluk kaynaklarını geliştirmek üzere bağış yapabilecek, birey ve/veya kurumlar ile bağlantı kurulmasına yardımcı olur ve bu bağlantılar sonucu ayni ya da nakdi bağışların temin edilmesini sağlar.

11.2- 7/24 Teknik Destek Gönüllüsü: Bulunduğu bölgede Pardus ve özgür yazılım kullanımında sorun yaşayanlara bilinçli şekilde destek verirler.

11.3- Tanıtım Gönüllüsü: Tanıtım gönüllüleri, Okullarda, kurumlarda, özel sektöründe dahil olduğu yerlerde topluluk faaliyetleri hakkında seminer ve tanıtım çalışmalarını yapar.

11.4- Eğitim Gönüllüsü: Okullarda, kurumlarda, özel sektöründe dahil olduğu yerlerde sertifikalı Pardus ve Özgür yazılımı eğitimlerini verir.

 

ADAYLARIN DEĞERLENDİRİLME SÜRECİ

 

Madde 12- Adayların Değerlendirilme Süreci

12.1- Gönüllü adaylarının www.pardustopluluk.org üzerinden online başvuruları otomatik olarak bilgi sistemine aktarılır ve başvuru statüsünde görüntülenir.

12.2- Yapılan gönüllü başvuruları öncelikle 2-3 gün süren ön inceleme aşamasından geçer.

 

GÖNÜLLÜLERİN BİLGİLENDİRİLME SÜRECİ

 

Madde 13- Gönüllülerin Bilgilendirilme Süreci

13.1- Gönüllülük Hakkında Bilgilendirme: Bilgilendirmenin içeriğinde yeni gönüllü olacaklar için gönüllülük kavramının ve Pardus Topluluk'da gönüllü olmak için gerekli kıstasların ve gönüllülerden beklenen davranışsal yetkinliklerin paylaşılmasını amaçlayan video telekonferans üzerinden bir saatlik toplantı yapılır.

13.2- Pardus Topluluk Çalışmaları Bilgilendirme : Topluluğun amaçları, hedefleri, projeleri ve temel kuralların aktarıldığı bir saatlik toplantı yapılır.

 

GÖNÜLLÜ ÖDÜL UYGULAMALARI

 

Madde 14-Gönüllü Ödül Uygulamaları

14.1- Gönüllülerin ödüllendirilmesi aşağıda yer alan çizelgedeki ödül maddelerinde yer alan hususların uygulanması ile yapılır.

14.2- Değerlendirmeler gönüllü temsilcileri tarafından aşağıdaki ödül maddelerine göre aylık olarak yapılır.

14.3- Gönüllü temsilcileri değerlendirmeleri ilk olarak temsilci takım liderine, temsilci takım lideri ise topluluk yönetiminde bağlı olduğu yöneticiye bildirir.

14.4. Topluluk yönetiminde yapılan değerlendirme sonucunda, gönüllü çalışanların aldıkları başarı puanlarına göre 14.5 maddesinde yazılan ödüller ile ödüllendirir.

14.5. Ödül puanı 250 olan gönüllüye Pardus Topluluk Logolu tişört veya kupa bardak, ödül puanı 500 olan gönüllü ise temsilci adayı olma hakkı elde etmiş olacaktır.

14.6- Ödüller topluluk yönetiminin onayından sonra gönderilir, gönderi ücretleri gönüllü alıcı tarafından ödenir.

 

S.NO

ÖDÜL MADDELERİ

ÖDÜL PUANI

1

İnternet üzerinden veya yerel yapılan toplantılara, organizasyonlara ve gönüllü seminerlerine katılmak

+10

2

Faaliyetlerde ve Kişilerle ilişkilerinde din, dil, ırk, mezhep, sosyal farklılıklar ve cinsiyet ayırımı gözetmemek ve tüm bireylere eşit mesafede olmak

+10

3

Gönüllü temsilcileri ile haftada en az bir kez iletişime geçmek , yapılan etkinlikler ve/veya yürütülen projelere destek vermek, üstlendiği görevlerde süreklilik göstermek

+10

4

Gönüllü çalışma saatlerine uymak

+10

5

Topluluk kayıtlarındaki bilgilerinin güncel kalmasını sağlamak

+5

6

Topluluk çalışanları ve diğer gönüllüler ile uyum içinde bulunmak ve ekip çalışmalarına destek vermek

+5

7

Topluluk kurallarına ve yetkili personelin yönlendirmelerine uygun davranmak

+5

8

Topluluk ve faaliyetleri tanıtım amaçlı makale yazmak

+20

9

Belgeler ve Wiki kısmına yararlı teknik bilgiler eklemek

+20

10

Forumda açılan konulara çözüm amaçlı cevap yazmak ve çözüm üretmek

+20

 

Tablo-1 (Ödül Puanlaması 0 (sıfır) puan üzerine eklenerek yapılacaktır.)

 

 

GÖNÜLLÜ DİSİPLİN UYGULAMALARI

 

Madde 15-Gönüllü Disiplin Uygulamaları

15.1- Gönüllülerin disiplin uygulamaları aşağıda yer alan çizelgedeki disiplin maddelerinde yer alan hususların uygulanması ile yapılır.

15.2- Değerlendirmeler gönüllü temsilcileri tarafından aşağıdaki disiplin maddelerine göre haftalık olarak yapılır.

15.3- Gönüllü temsilcileri değerlendirmeleri ilk olarak temsilci takım liderine, temsilci takım lideri ise topluluk yönetiminde bağlı olduğu yöneticiye bildirir.

15.4. Topluluk yönetiminde yapılan değerlendirme sonucunda, gönüllü çalışanların aldıkları disiplin puanlarının 0(sıfır) olması durumunda gönüllükten çıkarılacaktır.

15.5- Topluluk yönetimi, gönüllü çalışanları, tablo-2 de yer alan 12,13,14 maddelerin uygulanmasında gönüllülükten çıkarma hakkına sahiptir ve kendisine en geç 24 saat içinde (Telefon, e-posta, anlık iletişim uygulamaları aracılığı ile) bildirilir.

15.6- Gönüllülüğü iptal edilen kişilerden, verilen Gönüllü Kimlik Kartı ve varsa diğer belge vb.evraklar tutanak ile teslim alınır.

 

S.NO

DİSİPLİN MADDELERİ

DİSİPLİN PUANI

1

İnternet üzerinden veya yerel yapılan toplantılara, organizasyonlara ve gönüllü seminerlerine katılmamak, katılmayacağı durumlarda Gönüllü temsilcisine bilgi vermemek

-15

2

Faaliyetlerde ve Kişilerle ilişkilerinde din, dil, ırk, mezhep, sosyal farklılıklar ve cinsiyet ayırımı gözetmek ve tüm bireylere eşit mesafede olmamak

-20

3

Topluluk bünyesinde herhangi bir siyasi görüşü öne çıkarmak, yaymaya çalışmak ve bu kapsamda faaliyette bulunmak ve katılmak

-20

4

Gönüllü temsilcileri ile haftada en az bir kez iletişime geçmemek , yapılan etkinlikler ve/veya yürütülen projelere destek vermemek, üstlendiği görevlerde süreklilik göstermemek

-10

5

Gönüllü çalışma saatlerine uymamak

-5

6

Topluluk ilke ve amaçlarına uymamak

-5

7

Topluluk kayıtlarındaki bilgilerinin güncel kalmasını sağlamamak

-5

8

Topluluk çalışanları ve diğer gönüllüler ile uyum içinde bulunmamak ve ekip çalışmalarına destek vermemek

-5

9

Kişisel sorunları topluluğa taşımak

-5

10

Katılmaya ve destek vermeye taahhüt ettiği faaliyetlerde kendisinden kaynaklanan aksamaların

yaşanmasına sebep olmak

-10

11

Topluluk kurallarına ve yetkili personelin yönlendirmelerine uygun davranmamak

-5

12

Yetkili ve bilgili olmadığı konularda topluluğu zor durumda bırakacak bilgi ve belge paylaşımında bulunmak ve sorumluluğu haricinde topluluğu taahhüt altında bırakacak paylaşımlarda bulunmak

-20 veya direk ihraç

13

Topluluk içinde elde edilen bilgileri ve belgeleri amaç dışında kullanmak, kopyalamak ve saklamak, üçüncü kişilere ve kamuya vermek ve paylaşmak

-20 veya direk ihraç

14

Topluluk adına yetkisiz olarak imza atmak, mali sorumluluk altına girmek, basına ve kurumlara topluluğu bağlayıcı açıklamalarda bulunmak.

-20 veya direk ihraç

 

Tablo-2 (Disiplin puanlaması +100 puan üzerinden düşülerek yapılacaktır.)

 

GÖNÜLLÜ FAALİYETLERİNİ DEĞERLENDİRME

 

Madde 16- Gönüllü Faaliyetlerini Değerlendirme

16.1- Gönüllü faaliyetleri; yıllık faaliyet programları doğrultusunda her yıl Aralık ayı sonunda değerlendirilir. Söz konusu değerlendirme, programı yöneten temsilci takımı tarafından www.pardustopluluk.org üzerinde bulunan ‘Gönüllü Değerlendirme Formu’ aracılığı ile yapılır.

16.2- Her türlü ödül ve takdir belgesi ile gönüllüleri onurlandırmak üzere organize edilecek her toplantı ve tören topluluk yönetimi ile koordineli yapılır. Gönüllüler topluluk faaliyetleri sırasında 3.şahıslardan hediye alamaz veya herhangi bir karşılık kabul edemezler. Gönüllülere sunulacak ödüllerin içeriği her yıl topluluk yönetimi tarafından belirlenir.

 

V.BÖLÜM

 

DİĞER HÜKÜMLER

Madde 17- Yürütme ve Yürürlük

17.1- Değişiklik ; Yönetmelikte yapılması gereken değişiklik olduğu takdirde, değişiklikle ilgili görüş ve düşüncelerini temsilci takımı ile paylaşır. Temsilciler takım lideri topluluk yönetiminde bağlı olduğu kişiye iletir ve topluluk yönetimine ilgili kişi değişiklik talebini sunar.

17.2 Yürütme ; Bu yönetmelik hükümlerini Pardus topluluk yönetimi yürütür.

17.3- Yürürlük; Bu yönetmelik topluluk yönetiminin onay tarihinden itibaren yürürlüğe girer.